사과문은 감정을 나열하는 글이 아니라, 정해진 순서로 정보를 전달하는 실무 문서에 가깝습니다. 다음 네 단계로 구성하면 빠지는 요소 없이 완성도를 확보할 수 있습니다.

단계	담을 내용	흔한 실수
① 인정	무엇에 대해 사과하는지 명확히 특정	"여러 불편을 드려 죄송하다"처럼 대상이 모호함
② 경위	확인된 사실관계만 담백하게	변명처럼 들리는 배경 설명을 길게 넣음
③ 조치	피해 회복을 위해 지금 하고 있는 일	조치 없이 사과만 반복
④ 재발방지	앞으로 같은 문제가 반복되지 않도록 할 일	추상적인 다짐만 있고 구체성이 없음

이 순서가 중요한 이유는 독자가 사과문을 읽는 방식과 관련이 있습니다. 대부분의 독자는 "그래서 뭐가 문제였고, 지금 어떻게 되고 있냐"를 가장 먼저 확인하고 싶어합니다. 감정적인 표현을 앞세우기보다, 이 네 가지 정보를 순서대로 배치하는 것이 오히려 더 진정성 있게 읽힙니다.